Falta de Control Interno: Discrepancias de mercancías

La importancia de este tema es que significan afectaciones (variaciones) al rubro de inventarios y deteriora el control que tiene la empresa sobre los mismos.

El propósito de este artículo es generar una visión integral de este tipo de problema y ayudar al lector a ubicarse donde pudiera estar fallando.

El primer paso para conocer el impacto de estos eventos en nuestra compañía es saber si actualmente se está midiendo. Si no hay indicador, hay que generar un análisis para conocer las razones por las cuales no se lleva a cabo, podemos ejemplificar las siguientes causas:

• Las operaciones actualmente no están automatizadas.
• El diseño del sistema no puede generar esta información por limitaciones del mismo. 
• Limitaciones presupuestales a nivel compañía.

Y si se está midiendo habría que revisar que la información contenga los datos mínimos necesarios (por responsable comercial, transportista, región, cliente, tienda o almacén), así como exista la suficiente capacitación en la herramienta o reportes, para poder realizar una interpretación adecuada de la información generada.

El primer paso nos ayuda a poder cuantificar el impacto de estos y focalizar los problemas, y ayuda a visualizar los posibles planes de acción a ejecutar.
Como segundo paso debemos conocer cuáles son las prácticas que tenemos como compañía. A nivel proceso las principales partes que intervienen en la generación de discrepancias de mercancías son:

1. Almacén (Emisor)
2. Transporte
3. Cliente / Tienda / Almacén (Receptor)

La suma de errores que ocurren en cada una de las áreas mencionadas, generan este tipo de incidencias. Las principales desviaciones a los controles en los cuales debemos de tener cuidado, son los siguientes:

1. Almacén (Emisor)

• Errores en el picking de la mercancía. En lugar de embarcar 2,000 piezas de un producto embarcamos 2,000 cajas del mismo, o embarcamos en mayor o menores cantidades a las requeridas.
• Emplayado de las mercancías. La técnica de emplayado o embalaje (cajas sin cinta de seguridad) no sea el adecuado y permita la sustracción de mercancías.
  
• Errores en el embarque y acomodo de las mercancías al equipo de transporte. Que las mercancías no se ordenen de manera secuencial (subir al inicio del embarque mercancías que se entregan al punto final) y acomoden conforme a la ruta de reparto, genera que se mezcle el producto de distintos clientes o genera confusión durante la entrega de los mismos.
• Ausencia de actividades de revisión de embarques. La falta de estas actividades significa una función de supervisión débil que genera oportunidades para afectar los inventarios.
• Colusión entre el equipo de almacén y personal del transportista para embarcar mercancías en exceso o mercancías de valor diferente al que se remisiona.

2. Transporte

• Falta de elementos de seguridad en el equipo del transportista. La ausencia de candados o sellos de seguridad, así como el equipo asignado por el transportistas no sea el adecuado (accesos ocultos desde el camarote a la caja del transporte, abrir la caja del transportista sin romper o violar los sellos de seguridad), genera una alta posibilidad de sustraer mercancías.
  
• Errores en la entrega de productos. Transportista confunda tarimas o productos y entregue producto intercambiado, ya sea a clientes, tiendas o entre almacenes.
• Robos durante el trayecto. La falta de sistemas de localización en los equipos de transporte y la ausencia de monitoreo de los embarques significan una debilidad en el diseño de los controles.
  

3. Cliente / Tienda / Almacén (Receptor)

Colusión entre clientes y transportistas para recibir mercancías en exceso o no remisionadas.

Errores en la recepción física de la mercancía. La falta de capacitación en procedimientos, y de automatización de las operaciones en la recepción de las mercancías generan discrepancias de mercancías.

Falta de tiempo para recepción física de mercancía. El exceso de trabajo en las áreas operativas genera que no se realicen actividades de manera detallada.

Los puntos importantes de control que hay que conservar para el control de las operaciones, son los siguientes:

1. Verificar que los métodos de trabajo (sistemas, procesos y personas) de preparación y validación de embarques por parte del área responsable aseguran que solo se embarca lo que el cliente pide.
2. Exista trazabilidad de las actividades de cuándo y quienes participaron en el embarque para el deslinde de responsabilidades.
3. Realizar una clara transferencias de responsabilidades al transportista de las mercancías que se le embarcan. El transportista debe validar y tener un claro reconocimiento de los productos y las cantidades que se le entregan.
4. Por contrato o convenio se deben establecer los mecanismos para deslindar responsabilidades en casos de faltantes, daños o siniestros de mercancías, y en los casos de ser atribuibles al transportista la forma de cobro hacia ellos.
5. Rotar las rutas entre los transportistas activos de la compañía.
6. Generar evidencias de la aceptación de los productos y las cantidades que se reciben. Exista claridad con respecto de quién y la fecha en que se reciben y sobre todo de dejar evidencias en la documentación del transportista y en la remisión de los productos y las cantidades que faltan o sobran.
7. Existan actividades diseñadas por los responsables del inventario en la compañía para recibir estos tipos de eventos y dar un seguimiento para el adecuado deslinde de responsabilidades y sus consecuencias.

Como conclusión, el tener indicadores de desempeño y conocer las prácticas que tenemos a nivel operativo nos darán la certeza del impacto que las discrepancias de mercancías tienen en la compañía.