Contabilidad electrónica

Mediante la segunda modificación a la resolución miscelánea fiscal publicada el 4 ° de julio en el Diario Oficial de la Federación, se dan a conocer las reglas para la implementación de estas nuevas obligaciones, las cuales ya habían sido anunciadas por la autoridad en un comunicado previo.

Requisitos del sistema contable:

Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”, deben llevarla en sistemas electrónicos que tengan la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan lo siguiente:

• Catálogo de cuentas al que se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT contenidos en el anexo 24, apartados A y B.
• Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden; en el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Se deben identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados, conforme al anexo 24, apartado C.
• Información de las pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación, asimismo debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste, conforme al anexo 24, apartado D.

Envío de la información al SAT:

La información deberá enviarse a través del buzón tributario, conforme a lo siguiente:

• Catálogo de cuentas por única vez a más tardar el 25 de octubre de 2014 y cada vez que sea modificado. En este último caso, se deberá enviar nuevamente dentro de los 3 días posteriores a su modificación.
• Balanza de comprobación mensual: las personas morales a más tardar el día 25 del mes inmediato posterior y las personas físicas a más tardar el 27. En caso de que haya modificaciones, deberán de enviarse dentro de los 3 días posteriores a que esto ocurra.
  La excepción a esta regla es para los meses de julio a noviembre de 2014, que se deben enviar a más tardar el día 25 de los siguientes meses:

• Balanza de cierre del ejercicio: las personas morales a más tardar el 20 de abril del ejercicio inmediato posterior, y las personas físicas el 22 de mayo.

Si los archivos anteriores tuvieran errores informáticos, el SAT avisará al contribuyente a través del Buzón Tributario para que, dentro del plazo de 3 días hábiles contados a partir de que surta efectos la notificación, los vuelva a enviar. En caso de no enviarlo dentro del citado plazo, se tendrán por no presentados.

Presentación de información a requerimiento de la autoridad
El SAT podrá requerir información sobre las pólizas y los acuses de envío de información referente al catálogo de cuentas y las balanzas de comprobación, ya sea dentro de sus facultades de comprobación, o como requisito en los trámites de compensaciones y devoluciones de saldos a favor.

Cuando se compensen saldos a favor de periodos anteriores, además de enviar el archivo de las pólizas del periodo que se compensa, se entregará por única vez el que corresponda al periodo en que se haya originado y declarado el saldo a favor, siempre que corresponda del mes de Julio de 2014 en adelante.

Importancia de cumplir con esta obligación

La autoridad fiscal tiene facultades de determinar presuntivamente la utilidad fiscal, los ingresos y el valor de los actos o actividades afectos al impuesto al valor agregado, cuando los contribuyentes no presenten los libros y registros de contabilidad.

Adicionalmente, incurren en una infracción relacionada con la obligación de llevar contabilidad, quien la lleve en forma distinta a como se señale en las disposiciones legales, en cuyo caso, resulta aplicable una multa de $260 a $4,790 pesos.1