Cómo diseñar y controlar políticas efectivas de cuentas

En un ambiente tan dinámico, en el que empresas llegan y empresas se van, es sumamente importante llevara cabo una adecuada evaluación de los clientes potenciales. Para ello, es necesario que las empresas confeccionen y establezcan claramente sus políticas para el otorgamiento de créditos, ponerlas por escrito, y seguirlas al pie de la letra, evitando en lo posible, hacer excepciones que pudieran llegar a poner en riesgo la recuperación de los créditos así concedidos.

Precisamente en la definición de las políticas para el otorgamiento de créditos es donde debe ponerse énfasis, teniendo el cuidado de haber efectuado un adecuado análisis sobre el cliente potencial. Para ello se debe considerar como mínimo, el armar un expediente específico en donde entre otras cosas, se incluya lo siguiente:

• La investigación de la situación financiera y estabilidad económica del cliente potencial, inclusive, allegarse de estados financieros y si son dictaminados mucho mejor. 
• Investigaciones sobre la reputación del cliente potencial, en el mercado.
• Algún antecedente de crédito anterior.

En caso de haberse aprobado el crédito, habrá que definir claramente las condiciones establecidas para las ventas, tales como:

• Catálogos de precios al mayoreo y menudeo,
• Montos máximos de crédito,
• Plazos definidos de crédito,
• Condiciones de descuentos por volumen, por pronto pago o de otro tipo,
• Lugar de entrega,
• Costos de fletes, entre otros.

No olvidar obtener, en la medida de lo posible, un aval o garantía para respaldar los créditos otorgados. Un buen soporte pudiera ser la obtención de un pagaré, debidamente firmado por apoderado (verificar que lo sea con los documentos legales), el cual habrá que renovar de manera periódica, considerando las nuevas negociaciones y límites de crédito que se vayan presentando.

También habrá que tener una base de datos de clientes con crédito aprobado, la cual, debe ser monitoreada con estricto apego a las políticas de la empresa, con el fin de que la misma no sea alterada o manipulada para incluir clientes que no han pasado por el filtro de pre aprobación.

Ahora sí, generada la venta, entra en acción el departamento de cuentas por cobrar, quien será el responsable cobrar, administrar la cartera de clientes y monitorear el adecuado cumplimiento con los plazos de crédito.

Una forma de monitoreo oportuno, es mediante la generación de reportes de antigüedad de saldos, en los que se incluya como mínimo, el nombre del cliente, las facturas pendientes de cobro, las fechas de emisión y de vencimiento, el monto de las mismas y el total por cliente. Este reporte deberá de venir clasificado en base a los días de antigüedad de cada una de las facturas, segregando tal vez en columnas, los diferentes rangos por días de vencimiento (30, 60, 90, etc.), esto con el propósito de que a simple vista, se pueda percibir, en montos globales, la existencia de saldos que sobrepasan los plazos permitidos. Si se tuviera esta problemática, lo conducente seria el ir a verificar, en específico, los clientes que están provocando esta situación.

Una práctica sana de control, sería el que los reportes de antigüedad de cartera, inclusive los de integración de saldos, estén debidamente conciliados contra los registros contables. Es común ver entidades, que se olvidan de llevar a cabo este amarre, ya que regularmente se convierte en dolor de cabeza, debido a que no se establece una adecuada coordinación y comunicación entre el área de facturación y cobranza con la contable, o porque los sistemas (software) no se encuentra enlazado.

Definitivamente que se deben hacer los esfuerzos suficientes para lograr la conciliación antes citada, ya que de lo contrario, los listados de cobranza (en Excel o del sistema) pudieran no ser fidedignos y por ende, dejar de cobrar cuentas que si adeudan los clientes.

Es común ver al empresario como se desvive por vender, vender y vender, pero no le dedica tiempo a la administración de la cartera, porque considera que es "tiempo perdido" y muchas veces ese gran activo, cae en manos de personal inexperto o sin la visión de la importancia que esto representa.

Algunos controles importantes que tampoco se deben descuidar serían entre otros, los siguientes:

• Verificar de que las conciliaciones bancarias no tengan partidas en aclaración derivadas de operaciones con clientes.
• En aquellos clientes con bastante operación o que reflejen una antigüedad considerable, cruzar estados de cuenta con el propio cliente y estar de acuerdo con los saldos manejados, lo cual ayudara a que con toda oportunidad, se puedan aclarar partidas no correspondidas.
• Arqueos periódicos de la cartera de clientes, verificando que lo indicado por el reporte de saldos coincida con su documentación soporte y, en su caso, con los registros contables respectivos.

Los riesgos de no tener un adecuado control sobre las cuentas por cobrar son tan variados, que se requiere estar atentos en todo momento. Un buen diseño de control no es garantía de que se ejecute adecuadamente, es primordial su seguimiento constante para que fluya de la manera que se diseñó, de otra forma nos puede generar muchos dolores de cabeza.

Es muy importante que la administración de la empresa, considere el dar seguimiento puntual al comportamiento de las cuentas por cobrar, partiendo de lo básico, que es tener información al día y debidamente conciliada. Otros factores que la administración debe tomar en consideración para este propósito, pudieran ser los siguientes:

1. Verificar que los registros contables no tengan un retraso importante, regularmente deben estar listos dentro de las dos primeras semanas del siguiente mes.
2. Verificar que los reportes de clientes, realmente estén conciliados con registros contables, y en caso de discrepancias, darle el seguimiento oportuno a su aclaración.
3. Identificar clientes con saldos inusuales y pedir análisis y explicación a su comportamiento.
4. Identificar la cancelación inusual de saldos de clientes, pidiendo análisis y explicación a su comportamiento, independientemente de que sean generadas por notas de crédito.
5. Verificación de que las actividades de control establecidas, se hayan llevado a cabo.
6. Identificación de saldos incobrables y pedir análisis y explicación a su comportamiento.
7. Revisión de indicadores financieros como pueden ser, la rotación de cuentas por cobrar, las variaciones de un periodo a otro, las tendencias esperadas, entre otros.
8. El no tener información disponible y a tiempo, pudiera ocasionar que las desviaciones, en caso de existir, pasen inadvertidas y no puedan ser corregidas.

La segregación de funciones también se debe considerar para lograr disminuir los riesgos de malversación, es por ello que se deben tener identificadas y segregadas, considerando en lo posible, no combinar ninguna de ellas, tal es el caso de quienes realizan la función de:

• Aprobación de crédito a clientes
• Ventas
• Contabilización de las ventas y cuentas por cobrar
• Los cobros

La combinación de algunas de estas funciones genera un alto riesgo, ya que la manipulación de la información para cometer fraude queda exponencialmente expuesta; es por ello que se deben identificar las actividades que no se deben combinar. Para lograr estos propósitos, se recomienda:

• Segregar las actividades de embarque, cuentas por cobrar, contabilidad y cobranza (cajeros en su caso).
• Prohibición de acceso al almacén a los empleados del departamento de embarques, ya que se corre el riesgo de sustraer más producto del facturado.
  
• Negar el acceso a los cobros en efectivo a las personas encargadas de registrar las cuentas por cobrar.
• Negar el acceso a la contabilidad y a los sistemas de saldos de clientes a quienes autoricen créditos, aprueben descuentos, o aprueben devoluciones o rebajas de precios.
• Negar el acceso a la contabilidad y a los sistemas de saldos de clientes a quienes efectúan cobros o autorizan la cancelación de cuentas incobrables.
• Y uno muy importante, la limitación del acceso a los sistemas de cómputo, ya sea mediante contraseñas o niveles de permisos para modificar datos.

Todo ello evitará en gran medida, la manipulación de la información para un beneficio personal diferente al de la empresa.

En las cuentas por cobrar, al ser un rubro de alto riesgo, la administración juega un rol muy importante, que es el verificar que las cosas se estén haciendo de acuerdo con las políticas de control establecidas, empujando a que se logren en tiempo y forma.

La experiencia nos dice que cuando existen retrasos en la información, de reportes que no coinciden, de partidas en conciliación sin explicación, de cuentas antiguas sin tener una explicación clara, de cancelaciones de saldos, de la negativa de la empresa por confirmar saldos, entre otras, puede ser un indicio de que las cosas marchan mal, siendo un peligro latente en cuanto a malversación de recursos. No olvidar aquel dicho que se acomoda perfectamente cuando existe descontrol e información poco clara, provocando que empleados o directivos puede aprovecharse de las debilidades para obtener un beneficio personal y que a la letra dice: “A rio revuelto ganancia de pescadores”.

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